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作業効率を上げるには

今回は仕事に取り組む上で、作業効率を上げるにはどうしたらいいか考えました。

作業時間の可視化

どの作業にどれだけ時間をかけているか分かれば、無駄を減らし作業効率と仕事の質を高めることができます。

タイムトラッキングツールの「Toggl」は、ブラウザ上で作業時間を計測し、データ収集できる便利なツールです。

  1. 作業名:「日付_クライアント名_作業内容」等
  2. プロジェクト名:進行中作業 / メール対応 / 経理作業等
  3. クライアント名:(タグ付けのような形で)作業を重要な順にA、B、Cに分類

…という風に自分自身がわかりやすいように設定することができます。

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トラッキングを続けていくと、1日、1ヶ月、1年という単位で何にどれだけ時間を使ったかというデータが積み上がっていきます。
前年度とも比較できるので、時間の使い方の傾向や改善点が見えてきます。

ポモドーロ・テクニック

ポモドーロ・テクニックは、25分間の集中、5分間の休憩を繰り返す時間管理法です。
25分+5分を1タームとし、4ターム(2時間)ごとに長めの休憩をとるというものです。

このポモドーロ・テクニックを利用して、仕事を確実に終わらせるメソッドを作りました。
タイムトラッキングツールの情報から1つの仕事が大体何時間で終わるかを割り出し、ターム(30分)ごとに数字を振って紙に書き出します。
1ターム毎に上から順に打ち消し線を入れていきます。こうすることで仕事全体にかかる時間と残り時間が一目でわかり、最後まで集中力を維持することができます。

集中できる環境を作る

まず自分がどういう環境で集中しやすいかを考えます。

クリエイティブ系の仕事であれば、デスクの大きさ、椅子の座り心地、PC周りの充実が特に大事です。
例えば色を正確に見るためにはデスク周りが無彩色の方が良いそうです。
カラーマネジメントモニタやペンタブレット、環境光や出力機を揃えれば、それだけで作業効率を上げることができます。

次に集中できない原因を突き止めて除外します。
メインブラウザがGoogle Chromeの場合、アドオンで特定のサイトをブロックしたり広告を非表示にできます。

インターネットや電子機器の”依存症”は、仕事に大きく影響します。
数分おきにSNSをチェックしたり動画を視聴するのが習慣になると、自宅勤務で制約がない場合は特に仕事に集中できなくなってしまいます。

克服のためには「動画を視聴するのは昼と夕方の休憩時間」、「SNSをチェックするのは朝、昼、夜の計3回」という風にルールを決めます。
あるいは「1日Wi-FiやPCの電源を切る日」を設けるなど、強制的に電子機器を使えない環境を作ります。

モチベーションを維持する

差し迫った締め切りがある場合は短期的に集中力を発揮できるかもしれません。

ただ、目標が曖昧だったり無謀だったりすると、結局三日坊主で終わってしまったりします。「仕事がない日も勉強しよう」とか「締め切りまで時間があるけど少しずつ進めておこう」とか、そういった場合です。

長期的な視野で目標を達成するには、具体的な計画を立てて1日のルーティンに落とし込む(習慣化する)ことが重要です。

現在試験的に「ごほうびシールとインセンティブ」という方法を試しています。
1日の計画やノルマを守れたらシールを貼り、100枚たまったらインセンティブとして10万円用意する、というものです。
10万円というのは気軽に使える金額ではありませんが、「無駄な浪費を防ぎ本当に必要なものを買うため」と「習慣化への投資」という2つの効果が期待されます。

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スポーツの世界で「心・技・体」という言葉が使われますが、仕事に取り組む上でも同じです。
栄養のあるものを食べて、睡眠をしっかりとり、適度な運動をして体と心を整えると、技術は自然に身に付くと思います。
モチベーションを維持するためには健康であることが何より大切です。

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